Виды конференций. Понятие и виды конференций Типы конференций
Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.
Подготовка Пресс-конференция.
- 1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции. На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные «фишки», оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия. При разработке уникальных фишек пресс-конференции обязательно учитываются рекомендации/пожелания ответственных за телевизионные СМИ: чтобы картинка для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно. Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!
- 2. Подготовка основных документов пресс-конференции:
- ? Сценарий (где будут прописаны основные идеи). Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария),
- ? Пресс-релиз акции и анонс пресс- конференции. Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!
- ? Речь ведущего и спикеров пресс- конференции (если они известны) Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам). Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю до мероприятия!
- 3. Анонсы. В вашей фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум 2 анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией. Также развернутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить приход журналистов на вашу пресс-конференцию. Рекомендуемый срок: как минимум за 3 недели до мероприятия.
- 4. Техническое оснащение. Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.). Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю, за 1 день - контрольная проверка. В случае отсутствия требуемого оборудования на площадке за неделю вы успеете заказать все в другом месте. В этом пункте (почему-то получается именно так) следует также помнить об организации фуршета.
- 5. Аккредитация. Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии PR-объекта. Туда же следует приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции, и план с указанием проезда на автомобиле с местом для парковки. Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 5 дней. Оформление структурированного списка аккредитованных СМИ (таблица в Excel: фамилия, имя, издание, контакты) поможет вам во многом. Список должен быть сделан по алфавиту (отсортирован по фамилии или изданию). В нем должна быть предусмотрена отдельная колонка, в которой отражены договоренности по публикациям в прессе (анонсы, постфактумы и т.д.). Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 1 день.
На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):
- ? текст анонса, который высылался (желательно),
- ? пресс-релиз по теме пресс-конференции,
- ? анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),
- ? цифры и факты (по необходимости),
- ? список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,
- ? дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),
- ? визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),
- ? программа пресс-конференции,
- ? ручка, блокнот, сувениры.
- 6. Распределение функций. В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции. Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.). Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров).Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции, самое главное - «эксклюзивы» должны быть четко распределены по времени! Среди ответственных должны быть люди, которые будут отвечать за доступом в различные зоны, включая гримерки. Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджах. Рекомендуемый срок: за 1 день.
- 7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции. На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы. Рекомендуемый срок: как минимум, с момента подписания пресс-релиза.
- 8. Репетиция пресс-конференции. У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие «пробные мероприятия» позволяют найти слабые места в организации, после чего можно все отработать и исправить. Рекомендуемый срок: за 1,5-2 часа до начала пресс-конференции.
Проведение Пресс-конференция
- 1. На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.
- 2. На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном. Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым. Если участников, у которых одновременно берут интервью, несколько, с каждым должен находиться сотрудник с диктофоном.
- 3. Перед началом пресс-конференции (либо на аккредитации) необходимо четко объяснить журналистам порядок проведения конференции (когда можно брать «эксклюзивы», фотографировать и т.д.).
- 4. Работа с микрофонами. Прежде чем дать микрофон человеку, желающему задать вопрос, необходимо узнать у него, что за издание он представляет, и какой вопрос собирается задать.
Подведение итогов Пресс-конференция
- ? После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.
- ? Подготовка пост-фактума. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.
- ? Размещение пост-фактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конфренции.
- ? Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием.
Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих задач:
- ? максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием,
- ? создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!),
- ? безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования),
- ? освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.
Виды пресс-конференций:
- 1. ОПЕРАТИВНЫЕ пресс-конференции проводятся в спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и пр.
- 2. РЕГУЛЯРНЫЕ пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных помещениях Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь (или ответственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или ПР-агентства).
- 3. БРИФИНГ - Краткая, сжатая во времени инструктивная встреча журналистов с представителями официальной структуры (государственного учреждения) называется обычно брифингом. Главные цели брифинга связаны с удовлетворением информационных потребностей аудитории сообщением сведений, фактов от лица официальных властей, высшего руководства. При этом четко сопоставляются разные подходы участников событий к оценке одного и того же вопроса, заявляется официальная точка зрения, кратко мотивируется выработанная позиция.
Работа с журналистами в Пресс-конференции.
Пресс-конференция -- это мероприятие для журналистов, приуроченное к определенному информационному поводу. Таким поводом может стать практически любое событие: визит известного политика, пуск нового фирменного поезда, завершение гастрольного турне театра, обнародование результатов громкого расследования. Обычно о пресс-конференции журналистов извещают представители пресс-службы организатора пресс-конференции. Они или звонят в редакцию, или высылают так называемый пресс-релиз. Это сообщение для журналистов, в котором в общих чертах изложен повод, по которому собирают прессу, а также время, место проведения мероприятия и контактные телефоны. Как правило, этот пресс-релиз представляет собой довольно связный текст. Поэтому некоторые журналисты не ходят на все подряд пресс-конференции, а делают информационные материалы на основе информации из пресс-релиза.
Однако это допустимо, если ты работаешь, например, в ежедневной газете, когда у тебя постоянно цейтнот и когда новость «тянет» только на информационную заметку. В этом случае вполне можно воспользоваться данными из пресс-релиза, переложив информацию своими словами и сделав звонок в пресс-службу, если возникли вопросы. Но такой способ работы должен быть скорее исключением, чем правилом. В журналистской среде о коллеге, не желающем «утруждаться», иронично говорят, что он «переписывает пресс-релизы».
Перед пресс-конференцией фамилии пришедших журналистов заносят в определенный список. Это нужно для того, чтобы пресс-секретарь впоследствии мог провести так называемый мониторинг прессы, а проще говоря -- отследить, кто и что написал по поводу их новости. Иногда по результатам написанного в пресс-службе составляют списки «хороших» и «плохих» журналистов. Первых приглашают на дальнейшие пресс-конференции и прочие мероприятия, других игнорируют или проводят с ними «воспитательную работу». Как будет проводиться эта «работа», зависит от дипломатичности пресс-секретаря. Это могут быть и вежливые увещевания «больше так не писать, а то у меня будут проблемы с шефом», и откровенная ругань, и угрозы подать в суд.
Сначала журналистам рассказывают о новости, ради которой их всех собрали. Как правило, этот рассказ -- устное переложение пресс-релиза. Затем наступает время вопросов. На некоторых пресс-конференциях требуют, чтобы журналист, задавая вопрос, называл свою фамилию и издание, которое он представляет.
Как правило, пресс-конференция длится не больше получаса. Однако есть знаменитости, любящие в хорошем расположении духа пообщаться с прессой, особенно если им надо «заполнить окно». Очень благодушно, с полемикой пообщался с журналистами Никита Михалков, когда привозил своего «Сибирского цирюльника». Великолепную пресс-конференцию дала Людмила Гурченко, когда приезжала в Нижний Новгород на 40-летие Бориса Немцова. Не прочь порассуждать Олег Табаков, Валерий Золотухин. С удовольствием отвечают на вопросы журналистов такие «звездные» пары как Вишневская -- Ростропович, Плисецкая -- Щедрин. Но это, пожалуй, приятные исключения. Большинство же знаменитостей особой любовью к прессе не пылает, ответы дает формальные, лишь бы отстали. Когда завершается официальная часть пресс-конференции, мало кто спешит расходиться. «Звезду» окружает толпа журналистов, жаждущих задать ей свой, «эксклюзивный» вопрос. Дабы не услышали коллеги, журналист часто переходит на шепот. Но «звезде» невдомек, насколько журналисту важна конфиденциальность, и она, к удовольствию всех прочих журналистов, громко отвечает на «интересненький» вопрос. И часто бывает так, что «твой» вопрос появляется в ежедневной газете твоего коллеги, а ты, сотрудник еженедельного издания, думаешь, на чем же тебе теперь строить материал.
В общем, пресс-конференция -- это не место для получения эксклюзивной информации. Такие сведения добываются только на личных интервью, через третьих лиц и т.д.
Пресс-релиз.
Пресс-релимз -- сообщение для прессы; информационное сообщение, содержащее в себе новость об организации (возможно и частном лице), выпустившей пресс-релиз, изложение её позиции по какому-либо вопросу и передаваемое для публикации в СМИ.
Как правило, содержит официальную позицию организации в виде реакции на тот или иной информационный повод. Официальные государственные органы иногда выпускают пресс-релизы в форме «ответов на вопросы». Первый пресс-релиз в истории был выпущен 30 октября 1906 года «отцом» современного PR Айви Ли (Ivy Lee) и связан с достаточно трагичным происшествием на железной дороге Пенсильвании.[источник не указан 196 дней] Пресс-релиз является главным PR-документом в любой организации. Пресс-релиз позволяет организации информировать СМИ о важных событиях, произошедших в организации и являющихся интересными или необходимыми для освещения их широкой общественности и/или конкретной целевой аудитории. Пресс-релизы распространяются среди журналистов на брифингах и пресс-конференциях, либо рассылаются через средства связи. Пресс-релиз не должен содержать оценочных данных или информации рекламного характера, он должен быть небольшим по объёму (не больше двух страниц) и содержать в себе информацию только об одной-единственной новости. Информация в прессе-релизе должна отвечать требованиям того издания, куда был отправлен пресс-релиз.
Пресс-релизы бывают нескольких разновидностей.
- 1. Пресс-релиз-анонс -- информация в таком пресс-релизе сообщает о событии, которое только должно произойти. Вовремя разосланный такой пресс-релиз обеспечит присутствие представителей прессы на событии. Помимо изложения сути предстоящего события в этом пресс-релизе можно дать соответствующую предысторию этого события, которая поможет заинтересовать прессу.
- 2. Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз) -- несёт в себе информацию об уже свершившемся событии. Здесь можно добавить и краткие комментарии действующих или заинтересованных лиц.
- 3. Информационный пресс-релиз -- информирует о текущем, ещё не завершённом событии. В этом пресс-релизе даётся только отчёт о текущих изменениях или новом повороте событий, предполагая, что суть этого события уже известна.
Самым распространённым методом написания пресс-релиза является привязка новости к определённой дате, в том числе и реально не существующей. Это может быть День рождения компании, День 100-го покупателя, День 100-дневного существования фирмы и т. д.
- 2.1 Организация конференции
- 2.2 Проведение конференции
- 3.1 История международных конференций
- 3.2 Подготовка, организация и проведение международных совещаний и конференций
- 3.3 Правила процедуры и формы работы
1. Абельман Н.В. Универсальный справочник по Паблик Рилейшнз. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. - 237 с.
2. Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров. - М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. - 480 с.
3. Варакута С.А., Егоров Ю.Н. Связи с общественностью. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 246 с.
4. Гундарин М.В. Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. - 336 с.
5. Джефкинс Ф., Ядкин Д. Паблик рилейшнз / Пер. с англ. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 416 с.
6. Доти Д.И. Паблисити и паблик рилейшнз / Пер. с англ.- М.: Изд. дом «Филинъ», 2005. - 288 с.
7. Кольцова Е. PR-коммуникации: как работать с прессой // Бизнес в промышленности. - 2001. - № 9. - С. 12-14.
8. Кондратьев Э.В., Абрамов Р.Н. Связи с общественностью. - М.: Академический проект, 2007. - 432 с.
9. Королько В.Г. Основы паблик рилейшнз. - М.: «Рефл-бук», К.: «Ваклер», 2000. - 528 с.
10. Коханов Е.Ф. Общение как взаимодействие социальных субъектов: (к основам социальной психологии паблик рилейшнз) // Менеджмент в России и за рубежом. - 2001. - № 5. - С. 49-59.
11. Пашенцев Е.Н. Связи с общественностью:мировая практика и современная Россия. - М.: ИТРК РСПП, 2008. - 314 с.
Понятие и виды конференций. Конференции - одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку.
Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме. Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.
Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники - представители науки и студенты.
Основные задачи деловой конференции - укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции.
Существуют также другие виды конференций. Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются: проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений; особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию; политика государства в отношении определенных отраслей; практика работы лучших компаний отрасли и т.п. отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи. процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.
Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности: бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов, оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора организация питания техническое обеспечение конференции разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия подготовка и печать пресс-китов фотосъемка и видеосъемка развлекательная программа Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.
Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс- конференциями.
Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио. Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.
Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.
Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов. Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.
Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.
Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом. В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков.
Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции. Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.
Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати.
Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч. Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.
Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников.
Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее.
Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей. Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки.
В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка.
Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию. 2 Организация и проведение конференций 2.1
Конец работы -
Эта тема принадлежит разделу:
Возможности конференции как коммуникативного канала
Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности.. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются.. Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с..
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Введение
Ежегодно в мире проводятся сотни тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции, симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций, конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет собой самостоятельное направление в области деловых услуг.
Один из эффективнейших способов передачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио - это организация и проведение конференций.
Основное назначение конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.
Сейчас, когда информационное пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться с финансовым кризисом, очень важной становится изучение возможностей такого коммуникативного канала как конференция.
Цель работы - исследовать процесс организации конференции.
Для достижения цели поставлены следующие задачи:
В ходе исследования были изучены работы как отечественных авторов, так и зарубежных специалистов. Хотелось бы отметить работу М.В. Гундарина «Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз», в которой обобщен теоретический и практический материал, посвященный правилам подготовки и проведения пресс-конференций, хотя многое из теоретического материала взято из работ Варакуты С.А., Егорова Ю.Н «Связи с общественностью», Кондратьева Э.В., Абрамова Р.Н. «Связи с общественностью».
Исходя из всего вышесказанного логичной представляется следующая структура работы: введение, основная часть, заключение и список литературы.
Общая характеристика конференций
Понятие и виды конференций
Конференции - одни из тех мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку. Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.
Цель конференции - обсуждение и решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.
Обычно конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники - представители науки и студенты.
Основные задачи деловой конференции - укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции. Существуют также другие виды конференций.
Бизнес-конференции - это один из видов конференций, на которых обсуждаются:
проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;
особенности действующего Законодательства и предложения по его совершенствованию;
политика государства в отношении определенных отраслей;
практика работы лучших компаний отрасли и т.п.
отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи.
процесс проведения бизнес конференций состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.
Организация и проведение конференций, техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности:
бронирование конференц-зала для проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,
оформление помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора
организация питания
техническое обеспечение конференции
разработка и воплощение в жизнь концепции мероприятия
подготовка и печать пресс-китов
фотосъемка и видеосъемка
развлекательная программа
Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.
Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.
Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.
Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.
Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.
Приглашение на пресс-конференцию рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.
Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.
В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.
Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.
Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.
Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.
Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.
Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.
Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.
Используется в основном два вида конференций: научно-практические и пресс-конференции.
Научно-практические конференции .
Назначение, тематическая направленность и название конференции обычно определяют характер проведения и содержание обсуждаемых проблем.
Ядром конференции являются выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся. Это могут быть достаточно известные ученые, топ-менеджеры ведущих в отрасли компаний, известные руководители госаппарата. Кроме того, с докладами выступают и другие участники - менее известные, но имеющие материалы, интересные для собравшихся.
По материалам конференции, имеющей интерес более широкой аудитории, издаются сборники текстов тезисов докладов, сведения об участниках.
Конференции, собирающие десятки и более сотни человек, требуют многомесячной подготовки. Подготовка к международным конференциям, проводимым на базе американских университетов, нередко начинается за год до её начала. Потенциальным участникам рассылается извещение, содержащее тему, цели конференции, место проведения, примерную программу, ключевых спикеров, условия участия, включая цены. За несколько месяцев до начала конференции организаторы по полученным заявкам отбирают участников. После этого формируется окончательная программа, где расписан весь ход мероприятия (с указанием дней, часов, залов и докладчиков) - общие и секционные заседания с кофе-брейками, телемосты, завтраки, ланчи, обеды, приемы и, возможно, посещения лабораторий, заводов, компаний. За несколько недель все участники должны получить программу конференции.
Пресс-конференция - Пресс-конференцияорганизованная встреча журналистов с представителями госучреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставление СМИ проблемной и комментирующей информации, и характеризующаяся возможностью получения информации из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.
Второе определение. Пресс-конференция - эксклюзивное изложение информации с правом ее публикации, с раскрытием ее источника или без (закрытая пресс-конференция).
Условия, предоставляемые для журналистов во время конференций.
Конференции (как научные, так и пресс-конференции), представляющие интерес для общественности, нередко освещаются в СМИ. Важно помнить, что журналист может быть абсолютно не знаком с организацией, проводящей конференцию, с тематическим профилем и составом участников и при этом должен быстро подготовить материал в печать, передать сообщение по телефону. Поэтому организаторам следует заранее подготовить и вручить журналистам медиа-кит, содержащий 1) бэкгра-ундер, или общую информацию об организации (точное название, профиль деятельности, краткая история, структура, список должностных лиц, фотографии фасада и пр.), 2) программу конференции, 3) список участников с и их краткой характеристикой, 4) тезисы наиболее важных и интересных докладов, 5) текст пресс-релиза. Организация связи (возможно, мини-пресс-офиса), питания и прочих условий для журналиста - элементарная вежливость организаторов в отношении к его работе. На крупных конференциях журналистам необходимы специальные комнаты со средствами связи, где можно брать интервью, желательно с телевизором, показывающим ход заседаний в нескольких залах. Журналиста следует не только пригласить заранее и встретить, но и ориентировать его, сопровождать, показывая где развиваются наиболее интересные события.
Брифинг – краткая закрытая пресс-конференция, посвященная одному вопросу.
Кроме того, брифинг носит закрытый характер, на него приглашаются только определенные заранее представители СМИ. На брифинге озвучивается информация "не для всех" и происходит обсуждение и даже выработка совместных решений.
ДНИ ОТКРЫТЫХ ДВЕРЕЙ.
Дни открытых дверей могут быть открытыми для разного типа публики: для широкой публики и родственников занятых, для визита группы важных персон, сопровождаемых СМИ.
Широкая публика, как правило, - это прежде всего, местная общественность, посещает организацию из любознательности, а сама организация стремится улучшить к себе отношение с её стороны.
Приглашение родственников занятых в организацию на дни открытых дверей направлено на ознакомление членов семей с рабочей средой. Это знакомство снижает напряженность в семейных отношениях когда работа требует много времени и усилий.
Подготовка дня открытых дверей предполагает разработку программы и сценария проведения этого мероприятия, назначения ведущих для общих и отдельных собраний публики по интересам.
Посещение рабочих мест публикой требует обеспечения безопасности, уборки и сопровождающих, выполняющих роль хозяев для гостей. День открытых дверей - своего рода внутренняя экспозиция организации, что предполагает подготовку стендов, указателей.
КРУГЛЫЙ СТОЛ.
Круглый стол - одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности.
Участие в «круглом столе» высших руководителей компании, спонсорство такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании.
Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает заседание более интересным. Число участников может составлять 6-14 человек. Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения. Работу «стола» организует ведущий. Перед началом обсуждения и выступлений все участники должны коротко представиться всем присутствующим. Удобно, если очередность представления задана порядком сидящих - например, по часовой стрелке. Ведущий предлагает порядок хода обсуждения и регламент участникам, объявляет вопросы для обсуждения и корректирует ход дискуссии.
ВЫСТАВКИ, ЯРМАРКИ.
Выставки и ярмарки стали одним из ведущих средств PR во всем мире. Понятия «выставка» и «ярмарка» не всегда имеют одинаковое значение. Иногда под выставкой понимают демонстрацию достижений человека в областях науки, техники, промышленного производства, сельского хозяйства. Ярмарка - это экономическая выставка с правом продажи товаров со стенда, и проводится она периодично. Торговый показ (trade show) - аналог ярмарки, собирает в одном месте в определенное время группу поставщиков, представляющих физические экспонаты своих продуктов и услуг.
вопрос 17. Медиарилейшнз (Мedia relations)
Особое место в PR-деятельности имеют связи со СМИ (media relations). Данное направление работы получило название медиарилейшнз . Оно является особым, нередко главенствующим или даже единственным направлением PR-деятельности организации.
Средства массовой информации - это технические средства фиксации, копирования, тиражирования, хранения текстов и системного, постоянного распространения больших объемов словесной, образной и музыкальной информации, адресованного массовой аудитории.
Структура современной системы СМИ выглядит следующим образом:
Пресса (газеты, журналы, еженедельники и др.);
Аудиовизуальные СМИ (радио, телевидение, телетексты и др.);
Информационные службы.
Медиарилейшнз – это профессиональное и регулярное взаимодействие субъекта PR с различными средствами массовой информации (медиа), точнее – с журналистами, редакторами, руководителями и владельцами СМИ, которые составляют важнейший сегмент социальной среды организации.
Задачи медиарилейшнз состоят в налаживании и оптимизации взаимодействия субъекта PR со СМИ. Целевым же результатом является положительный имидж субъекта PR и прирост его паблицитного капитала.
В работе с этим сегментом используются и адаптируются в основном журналистские технологии ньюсмейкерства (формирование новостей) и ньюсмейкинга (освещение новостей).
Медиарилейшнз имеет ярко выраженную информационную специфику, акцент делается на создании и рассылке в СМИ различных материалов, в том числе пресс-релизов, PR-текстов, предоставлении журналистам проблемных и аналитических тем, эксклюзивных материалов, организации для них специальных мероприятий (событий) и т.п.
Пресс-релиз - Пресс-релизсообщение, подготовленное для журналистов и редакторов СМИ, о событии, мероприятии или другом информационном поводе. Его главная задача - сообщить новость таким образом, чтобы заинтересовать журналиста и побудить его обратиться за комментариями и дополнительной информацией.
Структура пресс-релиза представляет собой `перевернутую пирамиду`: сначала краткое изложение новости или события, затем - наиболее важные подробности (что, где, когда), если надо цитаты и разъяснения. Заканчивается пресс-релиз практической информацией - где и когда состоится/состоялось событие, условия аккредитации/получения дополнительной информации, а также имена, должности, телефоны и другие контактные данные тех людей, у которых журналист сможет аккредитоваться/получить дополнительную информацию.
Существует немало разнообразных средств и форм медиарилейшнз, среди которых в качестве традиционных и даже обязательных специалисты выделяют:
Информирование СМИ о субъекте PR;
Мероприятия для журналистов;
Мониторинг СМИ;
Подготовка выступлений представителей субъекта PR;
Подготовка и выпуск корпоративных СМИ (внутрикорпоративные газеты, телевидение, радио);
Организация и поддержание корпоративного сайта.
Медиарилейшнз включает:
Планирование и проведение информационных кампаний в СМИ (публикации в прессе, информационные сюжеты на радио и телевидении);
Планирование и проведение брифингов, пресс-конференций, «круглых столов», эксклюзивных интервью;
Профессиональный копирайт (сценарии, статьи, тексты выступлений и т.д.);
Представление интересов клиента в средствах массовой информации;
Консультации по вопросам позиционирования компании /продукта /акции в средствах массовой информации;
Организация и сопровождение пресс-туров;
Консалтинг по вопросам определения и анализа риск-факторов; разработка стратегии взаимодействия со СМИ в «кризисных» ситуациях;
Освещение в СМИ мероприятий клиента (участие в выставке, симпозиуме, конференции, презентации, открытие магазина, офиса, юбилейные мероприятия);
Тематический мониторинг СМИ и его анализ; пресс-клиппинг .
вопрос 18. Паблисити
Первое определение.
Паблисити (коммерческая пропаганда) - одно из направлений паблик релейшнз. Представляет собой неличное и, как правило, неоплачиваемое коммуникатором стимулирование спроса на его товар, услугу или саму фирму посредством распространения о них коммерчески важных сведений в средствах массовой информации.
Паблисити выполняют сугубо коммуникативную функцию, тогда как PR включают в себя еще и функцию управления.
Второе определение.
Паблисити - известность, популярность, создаваемая средствами массовой информации.
Другое определение: «паблисити» - это позитивная известность и признание организации, её персонала и её деятельности. Паблисити формируется основной деятельностью организации, отзывами клиентов и партнеров, а также средствами PR. Нередко термины «паблисити» и «имидж» используются как синонимы. Однако, паблисити - это в большей степени известность внешняя, для широкой публики, формируемая с широким использованием СМИ. А имидж может иметь меньшую аудиторию известности и в меньшей степени опираться на СМИ.
Для достижения своих целей паблисити (коммерческая пропаганда) использует многочисленные и разнообразные средства:
1) Связь со средствами массовой информации (пресса, телевидение, радио): рассылка в средства массовой информации пресс-релизов; организация фирмой пресс-конференций и брифингов, не которых обсуждаются проблемы ее деятельности; написание статей о самой фирме, ее сотрудниках, сфере деятельности; организация интервью руководителей и других сотрудников фирмы со средствами массовой информации; установление доброжелательных, а по возможности, и дружеских связей с редакторами и другими сотрудниками СМИ.
2) Паблисити посредством печатной продукции: публикация ежегодных официальных отчетов о деятельности фирмы; издание фирменного пропагандистского проспекта (адресаты рассылки – редакции СМИ, органы государственной власти и местного самоуправления, учебные заведения и т.д.); издание фирменного журнала.
3) Участие представителей фирмы в работе съездов и конференций профессиональных или общественных организаций.
4) Организация фирмой всевозможных мероприятий событийного характера: юбилей самой фирмы, годовщина присутствия на каком-то рынке, круглое число произведенных фирмой товаров (миллионный автомобиль, «юбилейный клиент»).
4) Другие средства паблисити: публичные выступления, благожелательное представление фирмы в художественных произведениях, со сцены.
вопрос 19. Спонсоринг
В отличие от меценатства, предполагающего бескорыстную заботу о благе других и готовность жертвовать для других своими личными интересами, спонсорство рассматривается как система взаимовыгодных отношений между спонсором и спонсируемой стороной, регламентируемых условиями договора.
Спонсоринг – это спонсорская деятельность фирмы, осуществляемая на принципе взаимности, интерактивная форма отношений с использованием таких инструментов, как реклама, стимулирование сбыта, “паблик рилейшнз”, личная продажа (таблица 1).
В настоящее время различают четыре вида спонсоринга:
1) спонсоринг в области спорта,
2) в области культуры,
3) социальный спонсоринг,
4) экоспонсоринг.
вопрос 20. Интернет как средство коммуникации
Значение Интерната для коммуникативного менеджмента трудно переоценить. Журналисты рассматривают Интернет как второй по значимости источник информации – после общения с живым человеком.
Использование Интернета для целей коммуникативного менеджмента начинается с создания и управления сайтом .
Для профессионального управления сайтом PR-специалисты должны соблюдать шесть правил веб-сайта :
2. Контактная информация. Если посетителю нужна дополнительная информация, то следует рассказать, как он может ее получить. Затем на запрос следует ответить.
3. Размещение информации. Поскольку мы читаем слева направо, то наиболее важная информации должна быть расположена в левой части экрана, чтобы посетитель прочитал ее в первую очередь.
4. Использование цвета. Цветные схемы важны, поскольку они не только влияют на время загрузки информации, но и представляют компанию. Лучше всего использовать стандартную цветовую гамму, которая легче всего воспринимается большинством компьютеров и просмотровых систем. Некоторые сочетания экзотических цветов тяжело воспринимать с экрана.
5. Легкость использования. Информация должна быть легко доступной и располагаться в логической последовательности. Гиперссылки должны быть точными и четко выделенными. Каждый уровень внутри сайта должен позволять пользователю возвращаться на предыдущий уровень или переходить к следующему. Посетитель также должен иметь возможность вернуться на главную страницу.
6. Цель. Цель сайта определяет количество и вид размещаемой информации. В целом, сайты делятся на три категории.
Модель присутствия: рассчитана на то, чтобы зафиксировать присутствие в Интернете, и служит целям продвижения организации, ее продуктов и услуг.
Информационная модель: загружена материалом, включая публикации из прессы, и рассчитана на то, чтобы создать полный портрет организации.
Модель электронной коммерции: рассчитана на создание и продвижение продаж.
Компания может взаимодействовать с целевыми аудиториями, используя специализированные Интернет-средства :
Электронные журналы;
Радиопрограммы в Интернете;
Доски объявлений;
Интернет-конференции;
Он-лайновые службы и почтовые серверы;
Электронные магазины;
И другие.
Интернет все шире используется для проведения исследований.
Вопрос 21 коммуникативный менеджмент внутри организации
Основная цель коммуникативного менеджмента внутри организации-воздействие на поведение работников организации
1) Формирование необходимых отношений в организации
2) Повышение уровня организационной культуры
3) Формирование корпоративного духа
4) Предупреждение кризисов в организации
Принципы и этические нормы коммуникативного менеджмента внутри орагнизации существенно не отличаются от внешнего коммуникативного менеджмента
Основные специфические черты внутри организационного коммуникативного менеджмента.
1) Другие средства для информации публики-работающих в организации людей
2) Главный объект воздействия является человек или малая группа, а не большие целевые аудитории
3) Люди в организации находятся в зависимых отношениях
4) Состав работающих в основном постоянный, а целевые задачи-переменные
Храктеристика целевой аудитории внутриорганизационного коммуникативного менеджмента
1) Целевая аудитория постоянна, но по своим внутригрупповым интересам и потребностям может сильно отличаться, что определяется характером работы персонала и занимаемыми должностями
2) Персонал организации сильно отличается по своим социально-демографическим характеристикам, стаж., национальный состав место проживания, социальный статус и другие
3) Отношение к администрации так же разное со стороны персонала организации
4) Для любой организации с позиции коммуникативного менеджмента выделяют три типа работников:
ü Активная, высоко вовлечённая публика
ü Лояльный к организации но не очень активный
ü Низко вовлечённые и пока не полностью удовлетворенные. В основном молодые сотрудники
Функции внутриорганизационного коммуникационного процесса
1) Информативная
2) Мотивационная функция-побуждение работников
3) Контрольная
4) Экспрессивная- способствование к эмоциональному выражению чувств, переживаний и отношений к происходящим. Удовлетворение социальных потребностей
Принципы
1) Регулярное исследование отношения персонала к организации и менеджменту
2) Последовательность и регулярность коммуникаций, сообщение как хороших так и плохих новостей
3) Персонификация и искренность коммуникаций их личный характер
4) В сообщениях для персонала нужно говорить о перспективах развития организации
5) Инновационность и креативность в выборе коммуникационных решений
6) Полицентризм и мультинаправленность коммуникаций
Направление коммутативного менеджмента:
1) Изучать уровень и степень информированности персонала, структурных подразделений по ключевым вопросам жизнедеятельности организации
2) Определять информированность административно управленческого аппарата об оценках его деятельности со стороны управляющего
3) Выявлять помехи, искажения, слухи наполняющие информационное поле
4) Выявлять неформальные коммуникационные сети и носителей определенных коммуникационных ролей для оказания им соответственной поддержки или подавления
5) Иметь систему внутрифирменного информирования работников, обеспечивающую прозрачность и гласность деятельности всех структурных подразделений
6) Организовывать неформальное общение руководство с рядовыми работниками орагинзации эффективную систему обратной связи
- - - - - - - - -- -
Вертикальные коммуникации делятся на
· Коммуникации вида рукововодитель
· Руководитель-рабочая группа
Слухи в организации
Слухи -совокупность оценочно нейтральных сведений, истиных или ложных, которые возникают из анонимных источников и распространяются по неформальным каналам
В отличие от неформальной информации они не обладают достаточной надежностью и возникают при дефиците или недоверии к информации идущей от руководства.
По отношению к каналу коммуникаций слухи, члены организации выполняют несколько ролей:
1) Посыльные
2) Интерпретаторы -добавляют к слухам собственные соображения
3) Скептики-те кто сомневается в достоверности слухов
4) Сторонники-те кто верят и отстаивают правоту
5) Принимающие решения-готовые действовать в соответствии со слухами
Информация распространяемая по каналу слухов встречает меньше критики.
Топ менеджмент так же может прибегать к каналу слухи в следующих случаях:
1) Нужно подготовить сотрудников к возможным изменениям
2) Подготовить к восприятию информации, носящей стрессовый или личностно значимый характер
Слухи носящие вред общей атмосфере компании должны пресекаться публично или путем запуска контр слуха.
Направление внутриорганизационных коммуникаций
1) Коммуникация сверху-вниз
· Приказы
· Инструкции
· Предписания
· Правила и процедуры
2) Коммуникации снизу-вверх –для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах, для доведения до сведений руководителя мнения работников.
3) Горизонтальные коммуникация-между сотрудниками на одном уровне иерархии
Вопрос 23 коммуникационная структура организации
Совокупность каналов с помощью которых осуществляете взаимодействие членов организации.
Коммуникационная структура бывает:
1) Централизованная - все коммуникации замыкаются на одном звене, взаимодействие осуществляется через одно центральное звено, которое выступает не только в качестве посредника но и источника, контролера коммуникация, имеющей форму вертикальных связей.
2) Полицентричная - сеть узлов в которых замыкается коммуникации
3) Децентрализованная – большая часть коммуникаций осуществляется напрямую, минуя центральное звено
Коммуникационная структура может рассматриваться в разрезе всей организации или ее отдельной части например подразделения.
Канал коммуникационной структуры:
1) Вертикальные-связывают субъектов разных уровней управления
2) Горизонтальные-одного уровня управления
3) Диагональные-субъектов разных звеньев и разных уровней управления.
Каналы :
1) Официальные
2) Неофициальные
Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности. В сложной структуре заложена опасность искажения информации.
Вопрос 24 средства внутрифирменных коммуникаций
К числу основных средств внутрифирменных коммуникаций относят:
1) Письменный:
ü Внутрифирменные издания (бюллетени, журналы, многотиражные и настенные газеты, информационные листки, брошюры)
ü Информационные доски
2) Визуальные и аудиовизуальные
ü Видеокассеты
ü Внутреннее телевидение
ü Внутрифирменные радиостанции и информационные телефоны
ü Персональные беседы (при приеме на работу, регулярные беседы руководитель-подчинённый)
ü Групповые беседы, собрания (в рамках подразделений и ощие)
ü Конференции
4) Социальные средства
ü Подарки к персональным событиям
ü Социальная помощь сотрудникам
ü Оказание безвозмездной помощи в трудной ситуации
ü Организация бесплатных обедов
ü Клубы по интересам (кружки качества)
5) Общие мероприятия
ü Дни открытых дверей для членов семьи сотрудников
ü Совместные праздники
ü Совместные мероприятия для персонала
ü Культурно-развлекательные программы
ü Выставки
6) Средства обратной связи
ü Ящики для предложений и замечаний
ü Прием по личным вопросам
ü Прием по производственным вопросам
Большую роль играет коммуникативный менеджмент в системе неэкономического стимулирования персонала организации.
Средства неэкономического стимулирования персонала организации:
1) Устное поощрение, Похвала, благодарность
2) Представление высшему руководству положительных отзывов о успешных сотрудниках
4) Проведения конкурсов лучший по профессии. Лучший сотрудник
5) Вручение грамот и призов
6) Размещение фотографий потребителя на доске объявлений, на корпоративном сайте
7) Торжественное вручение фирменного значка за стаж и хорошую работу
8) Публикация статей о лучших сотрудников в СМИ и корпоративных СМИ
9) Вручение грамот соответствующего министерства, знаков ветерана труда и других
10) Создание кадрового управленческого резерва
11) Поздравление с днем рождения значимых сотрудников лично
12) Поощрение креативности и инициативы вознаграждениями
13) Проведение общефирменных мероприятий, посвященных значимым событиям
Каналы обратной связи с персоналом
1) Программа «говори!»
2) Программа «открытых дверей»
3) Программа «система собеседований через голову непосредственного начальства»
Согласно этой программе каждый сотрудник как минимум один раз в год должен обязательно побеседовать с руководителем своего руководителя
4) Опросы общественного мнения. Аннимность 90% рабочих, 1-2 раза в год.
Вопрос 25 функции внутриорганизационного коммуникативного менеджмента
1) Обеспечить гармоничность межличностных коммуникаций сотрудников обратив особое внимание на двустороннее обещание
2) Обеспечит во всех внутрифирменных изданиях публикацибю не только директивных материалов но и критических, тех которых интересует читателей. Издания долдны стать трибуной всей организации а по своему содержанию представлять двусторонний канал коммуникаций
3) Нейтрализовать каналы слухов, тем самым, обеспечить формальные общение коммуникации с не формальными
4) Создать систему, обеспечивающую информативность персонала о политике руководства, особенно по таким вопросам как социальные гарантии, служебные перемещения, уровня оплате труда
5) Оказывать содействие работникам финансовых служб в организации в разъяснении финансовой отчетности и финансовой политики руководства. Финансовая деятельность организации должна быть максимально прозрачная
6) Организовать обмен информацией по горизонтали. Не редко отношение между персоналом подразделений складывается не просто. Налаженные каналы коммуникаций между ними будут способствовать гармонизации отношений
7) Особое внимание уделять предстоящим нововведениям. Характер последних не всегда понятным работникам и они часто связывают такие процессы с усилением безработицы. Снижение оплаты труда и тп установлено, что практически все нововведения принимаются персоналом в лучшем случае с больой осторожностью и зачастую вштыки. Система коммуникационных мер по внедрению новвоведений должна снять эти очаги социальной напряженности.
8) Налаженные каналы коммуникаций должны рбепечить обучение необходимым мерам безопасности не только новечков но и достаточно опытных работников
9) Важно разъяснить персоналу структуру и функции управления во внутрифирменной информации необходимо отражать работу основных уровней управления причины и характер перемещения менеджеров
10) Систематически информировать акционерок кампании о планах о планах руководства в области упарвления акционерным капиталом
11) Люди, работающие в организации должны иметь полное представление о том, как и за что они вознаграждаются
12) Большое значение имеет постоянноая информация об имеющихся вакансиях
13) По соответствующим каналам информации необходимо представлять новых членов организации, отмечать работу лучших
14) Разъяснять действующие правовые нормы и инструкции, оглашать новые распоряжения законы и тп
15) Во внутрифирменном коммуникационном менеджменте на первое место должна выходить непрямая коммуникация-сверху вниз, а хорошо налаженная и эффективная обратная связь. Именно она будет являться надежным фундаментом формирования у членов коллектива чувства ответственности и причастности к целям и задачам организации
все работники организации должны быть уверены в том, что их мнение очень выжно для руководства компании. Они могут высказывать его открыто.
1) Регулирование информационных патоков
Выделение разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном прцессе. Почти для всех организаций регулирование информационных патоков остается л=достаточно проблематичным явлением. Информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и всегда к тому то не всегда своевременно
2) Решение проблемы неравномерной информационной загрузке-кто то страдает от ее избытка, а кто то испытывает информационный голод
3) Оптимизация систем обратной связи
4) Устранение коммуникационных барьеров
5) Повышение точности сообщения
6) Внедрение современных информационных технологий-электронную почту, голосовую почту, телеконференцию, видеоконференцию
7) Совершенствование восходящих коммуникационных потоков-
Можно использовать ряд вспомогательных систем:
· Политика открытых дверей-тотовность руководителей любого ранга выслушивать предложения работников
· Введение управления за пределы кабинета. Обход руководителем предприятия. Хороший способ позникомиться с положением дел на месте
8) Умелое использование неформальных коммуникаций и систем слухов в корпоративных целях
Вопрос 28/30
принципы формирования положительного имиджа фирмы
1) Реальность: имидж должен основываться на реальных достоинствах фирмы, принесенные специалистами характеристики должны вытекать из них
2) Оригинальность: имидж должен отличаться от образов других фирм и легко распознаваться
4) Простота и понятность: имидж не должен быть перегружен информацией
5) Пластичность: имидж должен оставаясь неизменным восприятию потребителей и легко узнаваемым оперативно изменяться в ответ на изменения экономическое социальное, психологические, моды а так же под воздействием восприятия его потребителей
Формирование иниджа организации
В области имиджа центральное место занимает корпоративный имидж, который включает:
1) Отбор и формирование отличительных особенностей компании
2) Идеализация, мифологизация отбранных характеристик
3) Включение мифологизмов в систему ценностей потребителей товаров и услуг
4) Знаковое отображение образа фирмы
5) Визуализация образа
6) Вербальное отображение образа
Фирменный стиль
Совокупность цветовые, графических, словестных, акустических, и материальных элементов, которые используются для идентификации фирмы и ее продуктов и позволяют отличаться от конкурентов.
Элементы:
1) Логотип -оригинальное начертание или сокращенное наименование фирмы, Группы продуктов или одного продукта. Логотип состоит из 1-4 букв. В туристическом бизнесе логотипы используются лишь по отношению к производителю туристических услуг, то есть к самой фирме.
2) Слоган - (фирменный лозунг) постоянно используемый, фирменный, оригинальный дивиз, призыв, заголовок, афоризм.
Основными требованиями к слогану являются:
· Его краткость
· Обещание удовлетворения потребностей.
Некоторые слоганы регистрируются как товарные знаки
3) Товарный знак - марка или ее часть, защищенная юридически, что дает продавцу исключительное право использовать марочное имея и марочный знак. Выполняет функции гарантии качества, индивидуализации, рекламы, охраны марки.
4) Эмблема фирмы не получившие правовую защиту и не являющиеся товарными знаками
5) Фирменный блог- традиционная часто употребляемое сочетание нескольких элементов фирменного стиля. Например: изобразительный товарный знак, товарные эмблема и логотип. Иногда включает фирменный лозунг
6) Фирменный цвет